E-Rechnung in Deutschland: Wer ist betroffen, und ab wann

Die Reform betrifft inländische B2B-Umsätze: eine Lieferung oder sonstige Leistung eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland oder in einem der nach § 1 Absatz 3 UStG gleichgestellten Gebiete ansässig sind. Sie gilt nicht für den Verkauf an Privatpersonen (B2C) und nicht für grenzüberschreitende Umsätze.

Zwei unterschiedliche Pflichten, die nicht zu verwechseln sind:

• Empfangen zu können betrifft praktisch jedes betroffene Unternehmen unabhängig von seiner Größe: Sobald für inländische B2B-Umsätze eine Pflicht nach § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG besteht, entfällt die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG); das genaue Datum steht im nächsten Abschnitt.
• Ausstellen zu müssen betrifft Unternehmer, die andere Unternehmer im Inland beliefern; ab wann diese Pflicht für ein konkretes Unternehmen gilt, hängt von einer Übergangsregelung ab, die bis Ende 2027 läuft (nächster Abschnitt).

Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) folgen einer eigenen, bereits seit Längerem geltenden Regel über die Plattformen ZRE und OZG-RE im Format XRechnung; dieser Leitfaden behandelt die B2B-Reform, nicht diese gesonderte Pflicht.

Das Gesetz formuliert keine gesondert ausformulierte "Empfangspflicht" als eigenen Satz. Es hebt lediglich das Zustimmungserfordernis für die elektronische Übermittlung auf, sobald eine Pflicht nach § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG besteht:

„Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht."

§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG.

Diese Pflicht nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht für inländische B2B-Umsätze seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von der Übergangsregelung für Aussteller weiter unten, die nur die Ausstellung, nie den Empfang, betrifft. In der Praxis heißt das: Ein Rechnungsempfänger kann eine strukturierte elektronische Rechnung seit diesem Datum nicht mehr allein deshalb zurückweisen, weil er ihr nicht zugestimmt hat. Diese Lesart folgt aus dem Zusammenspiel der beiden Vorschriften, nicht aus einem eigenen, isolierten Wortlaut "ab 2025 muss jeder empfangen können"; wer hier ganz sichergehen will, sollte sie an einem konkreten Fall mit einem Steuerberater prüfen.

Die drei Fälle stammen wörtlich aus § 27 Absatz 38 Nummer 1 bis 3 UStG. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung ohne Ausnahme für jeden erfassten inländischen B2B-Umsatz. Ein Unternehmen, das noch nicht zur Ausstellung verpflichtet ist, darf freiwillig früher auf das elektronische Format umstellen.

Anders als in Frankreich oder Italien schreibt das deutsche Recht keine bestimmte Plattform oder keinen bestimmten Übertragungskanal vor. Das Gesetz verlangt nur ein strukturiertes Format:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."

§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG.

Wie die Datei danach beim Empfänger ankommt (E-Mail, Kundenportal, EDI oder ein anderer Weg) bestimmt das Gesetz nicht. Für inländische B2B-Umsätze schreibt es lediglich vor, dass die Rechnung „als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen [ist]" (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG).

Zwei Vorschriften verlangen seit dem 1. Januar 2025 dieselbe, verkürzte Frist von acht statt zehn Jahren:

„Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst […] ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten […] hat, acht Jahre aufzubewahren."

§ 14b Absatz 1 Satz 1 UStG.

„Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre […] aufzubewahren."

Abgabenordnung, § 147 Absatz 3 Satz 1. Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg (Absatz 1 Nummer 4), keine zehnjährige Kategorie.

Vor 2025 lag die Frist bei zehn Jahren. Der Gesetzgeber hat die Verkürzung auch auf laufende Fälle erstreckt, nicht nur auf neue Rechnungen:

㤠14b Absatz 1 Satz 1 in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung ist auf alle Rechnungen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist."

§ 27 Absatz 40 Satz 1 UStG.

Für eine Rechnung, deren alte zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch lief, gilt damit rückwirkend die neue, kürzere Acht-Jahres-Frist.