KSeF w Polsce: kogo dotyczy obowiązkowe fakturowanie i od kiedy

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF dotyczy podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Ustawa mówi to wprost:

„Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”

Ustawa o VAT, art. 106ga ust. 1.

Ten sam artykuł, w ust. 2, wyłącza z obowiązku sześć sytuacji:

• podatnika bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• podatnika bez siedziby w Polsce, który ma tu stałe miejsce prowadzenia działalności, jeśli to miejsce nie uczestniczy w danej dostawie lub usłudze,
• podatnika korzystającego ze szczególnych procedur (m.in. OSS/IOSS) dla czynności rozliczanych w tych procedurach,
• sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (B2C),
• przypadki szczególnie udokumentowanych dostaw, określone odrębnym rozporządzeniem,
• podatnika korzystającego ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw zagranicznych w unijnej procedurze SME (art. 113a ust. 1), nie z krajowego zwolnienia podmiotowego.

Dwie pierwsze z tych kategorii (podatnicy zagraniczni) mogą mimo to wystawiać faktury ustrukturyzowane dobrowolnie, jeśli tego chcą (art. 106ga ust. 4). Dla pozostałych czterech kategorii wystawia się fakturę elektroniczną lub papierową, na zasadach ogólnych (ust. 3).

Ustawa formułuje to tak:

„Art. 145l. W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.”

„Art. 145m. 1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.”

Ustawa o VAT, art. 145l i art. 145m, w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r.

Ten harmonogram był już raz zmieniany: te same artykuły 145l i 145m, w wersji ustawy ogłoszonej 16 czerwca 2025 r., dotyczyły zupełnie innej kwestii (paragonów fiskalnych uznanych za faktury). Obecną, opartą na progu obrotu wersję wprowadziła dopiero nowelizacja z 5 sierpnia 2025 r. Poniższe daty to stan przeczytany bezpośrednio w tym tekście i na portalu KSeF 23 września 2026 roku; przed decyzją warto sprawdzić je jeszcze raz pod adresami wskazanymi w źródłach.

Kara pieniężna za niewystawienie wymaganej faktury ustrukturyzowanej, do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF (art. 106ni ust. 1), obowiązuje dopiero od 1 sierpnia 2026 r., już po starcie samego obowiązku dla największych podatników. Ten sam artykuł, w ust. 4, wyłącza jednocześnie odpowiedzialność karną skarbową za to samo uchybienie.

Dla podatnika objętego obowiązkiem faktura liczy się jako wystawiona dopiero w momencie przesłania jej do systemu:

„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.”

Ustawa o VAT, art. 106na ust. 1.

Sam system odpowiada też za autentyczność i integralność faktury, bez dodatkowego mechanizmu po stronie podatnika:

„Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.”

Ustawa o VAT, art. 106m ust. 1(1).

Dwa niezależne okresy nakładają się na siebie:

• KSeF sam przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (ustawa o VAT, art. 112aa ust. 1): „Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.”
• Ogólny obowiązek przechowywania dokumentów rozliczeniowych trwa do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, a nie od daty samej faktury (ustawa o VAT art. 112, w powiązaniu z Ordynacją podatkową art. 70 § 1).

W praktyce dziesięcioletnie przechowywanie w samym KSeF (art. 112aa) z zapasem pokrywa krótszy, ruchomy pięcioletni termin przedawnienia. Po upływie 10 lat w systemie podatnik ma obowiązek przechowywać fakturę poza KSeF, jeśli termin przedawnienia jeszcze nie minął (art. 112aa ust. 2).